Tietosuojaseloste

Auttamo Suomi ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste, Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
Laadittu: 12.02.2019 Viimeksi päivitetty: 29.3.2019

1. Rekisterinpitäjä
Auttamo Suomi ry (rekisteritunnus: 223.201)
info(at)auttamosuomi.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tanja Oinonen, tanja.oinonen(at)auttamosuomi.fi

3. Rekisterin nimi
Asiakas-, yhteistyö- ja jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
1) Avun hakijat: rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa yhdistykseen. Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen.
2) Vapaaehtoiset: rekisteröidyt ovat yhdistyksen vapaaehtoisia. Tietoja käytetään vapaaehtoistoiminnan koordinointiin ja tiedottamiseen.
3) Jäsenet: rekisteröidyt ovat yhdistyksen yritys- tai kannattajajäseniä. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Tämän lisäksi tietoja käytetään tiedottamiseen ja jäsenmaksulaskutukseen.

Henkilötietolaki 8§.

5. Rekisterin tuotesisältö
1) Avun hakijat: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Lasten tiedot: nimi, sukupuoli, syntymävuosi ja -kuukausi, harrastukset. Muuta asiakkuussuhteeseen liittyvää: asiakkaan saaman avun muoto, päivämäärä avun saamiselle.
2) Vapaaehtoiset: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Sovitut tehtävät ja vastuut sekä niihin mahdollisesti liittyvät lisähuomiot
3) Jäsenet: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä jäsenmaksulaskutukseen liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
1) Avun hakijat: Tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakkaan täyttämästä asiakastietolomakkeesta, asiakkaan yhdistykselle lähettämästä sähköpostista tai asiakkaan täyttämästä yhdistyksen kotisivujen ”Avunpyyntö”-lomakkeesta.
2) Vapaaehtoiset: Tiedot saadaan vapaaehtoistoiminnan sopimuksesta, vapaaehtoisen täyttämästä yhdistyksen kotisivujen ”Vapaaehtoiseksi ilmoittautuminen” -lomakkeesta tai henkilön muutoin ilmoittamista tiedoista (puhelimitse, meilitse tai tapaamisessa kirjattuna).
3) Jäsenet: Tiedot saadaan yrityksen Yhteistyösopimuksesta tai kannattajajäsenen hyväksymästä joko käsin tai sähköisesti täyttämästä ”Jäsenrekisteröinti”-lomakkeesta.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteritietojen teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voi fyysisesti sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolisessa tietojärjestelmissä henkilötietolain edellyttämällä tavalla (Henkilötietolaki 22§ ja 22§a).

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain vaitiolovelvollisuutteen kirjallisesti sitoutuneilla yhdistyksen henkilöillä.
B. Atk:lla käsiteltävät tiedot in suojattu salasanoin ja käyttöoikeusrajoituksin sekä yhdistyksen ulkopuolelta, että yhdistyksen sisällä. Tietoja käsittelevät vain ne yhdistyksen henkilöt, joille se tehtävien hoitamisen kannalta on välttämätöntä ja jotka ovat kirjallisesti vaitiolovelvollisuuteen sitoutuneet.
Manuaalinen ja Atk:lla käsiteltävät aineistot tuhotaan seuraavasti
1) Asiakkaat: Tiedot poistetaan kaikista järjestelmistä viimeistään kahden vuoden kuluttua niiden tallentamisesta.
2) Vapaaehtoiset: Tiedot poistetaan kaikista järjestelmistä, kun henkilö on ilmoittanut lopettavansa vapaaehtoistoiminnan tai kun henkilön katsotaan (tiedustelujen jälkeen) lopettaneen vapaaehtoistoiminnan.
3) Jäsenet: Tiedot poistetaan kaikista järjestelmistä, kun henkilö on ilmoittanut lopettavansa jäsenyyden tai kun hänet on katsottu jäsenyydestä eronneeksi.

Kirjanpitolain mukaan säilytetään tarvittavat yksilöintitiedot kirjanpitolain määräämän ajan.

10. Tarkastusoikeus
Asiakkaalla, vapaaehtoisella ja jäsenellä on oikeus tarkastaa asiakasrekisteriin talletetut tietonsa (Henkilötietolaki 26-28§). Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai tietosuojavaltuutetun toimiston laatimalla tarkastuslomakkeella, joka lähetetään pdf-tiedostona yhdistyksen sähköpostiin info(at)auttamosuomi.fi.

11. Asiakkaalla, vapaaehtoisella ja jäsenellä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista(Henkilötietolaki 29§). Korjauspyyntö on esitettävä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen info(at)auttamosuomi.fi tai tietosuojavaltuutetun toimiston laatimalla korjaamisvaatimuslomakkeella, joka lähetetään pdf-tiedostona yhdistyksen sähköpostiin info(at)auttamosuomi.fi.

12. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.